# Uw materiaal delen

> Zo geeft u uw kantoor uw catalogus, prijslijst en ander bedrijfsmateriaal, en dit doet het kantoor met elk soort materiaal.

Een kantoor dat uw prijslijst nooit heeft gezien, schrijft een offerte die gokt. Een kantoor dat uw
catalogus heeft, schrijft er een die klopt. Het halfuur dat u besteedt aan het aanleveren van
materiaal maakt het verschil tussen die twee, en het is het waardevolste halfuur van deze hele
handleiding.

## Wat de moeite waard is om te delen

Ruwweg op volgorde van wat het verandert:

1. **Uw prijslijst.** Niets anders maakt offertes van aannemelijk tot juist.
2. **Uw catalogus of dienstenlijst** — wat u verkoopt, in uw eigen woorden, met de verschillen die
   voor u belangrijk zijn.
3. **Uw voorwaarden** — levertijden, betalingsvoorwaarden, garantie, alles wat een klant vraagt
   voordat hij koopt.
4. **Alles wat u merkt dat u twee keer typt.** Hebt u het uw kantoor één keer in een gesprek
   uitgelegd, dan is het opgeschreven. Legt u het elke week aan klanten uit, dan hoort het hier als
   bestand.

U hoeft niets voor te bereiden. Stuur wat u hebt, in de vorm waarin u het hebt.

## De manier die vandaag werkt: stuur het in het gesprek

Voeg het bestand toe aan uw gesprek met uw CEO en zeg wat het is. Die zin is belangrijker dan de
bestandsnaam — *"dit is onze prijslijst, de tweede kolom is de handelsprijs"* leert uw kantoor iets
wat een spreadsheet alleen niet leert.

Vanaf de pagina **Kennis** gaat u daar direct naartoe met **Bestanden toevoegen in chat**. Alles wat
u stuurt, verschijnt op die pagina onder **Verwerking**, met de status: **In wachtrij**, **Bezig**,
**Verwerkt**, **Mislukt** of **Gedeeltelijk verwerkt**.

**Gedeeltelijk verwerkt** verdient een toelichting. Het bestand is aangekomen, maar kon niet
helemaal gelezen worden — meestal een scan of een document met veel afbeeldingen. De pagina vertelt
u dan hoe het wel lukt: plak de tekst in het gesprek, of stuur een tekstgebaseerde kopie van het
document. Uw kantoor doet niet stilletjes alsof het iets heeft gelezen wat het niet kon lezen.

## Een plek verbinden waar uw bestanden al staan

De pagina Connectors heeft boven de afdelingen een blok **Kennisbronnen**. Dat hoort bij uw hele
kantoor, niet bij één afdeling. Het is bedoeld voor als uw bestanden al ergens staan en u ze liever
niet één voor één stuurt.

Wat het blok biedt, hangt af van wat er voor uw kantoor aanstaat:

- **Een bestand uploaden om te volgen** staat vandaag op **Binnenkort**, met de eigen woorden van de
  pagina ernaast: *er is nog niets om te verbinden*. Zodra het er is, geeft u hiermee een bestand
  door en vraagt u uw kantoor het in de gaten te houden.
- **Google Drive** verbindt, waar het wordt aangeboden, uw drive en laat u kiezen welke bestanden uw
  kantoor mag zien. Waar het niet wordt aangeboden, zegt de pagina dat op de regel, in plaats van
  een fout te geven als u op de knop drukt. **Meer informatie** naast een regel opent wat die
  verbinding wel en niet kan — en waar de details nog niet geschreven zijn, zegt de pagina ook dat,
  in plaats van iets te verzinnen.

Een map kiezen deelt de bestanden erin **zoals ze vandaag zijn**. Voegt u nieuwe toe, gebruik dan
**Controleren op nieuwe bestanden** zodat uw kantoor ze ziet. Dat is geen beperking die iemand voor
u heeft verzwegen; het staat naast de keuzeknop.

Is een bestand gedeeld, dan kan de regel ervan **Gebruiken als prijslijst** tonen. Markeert u één
bestand zo, dan weet uw kantoor op welk document het moet vertrouwen voor prijzen als het een
offerte schrijft — de moeite waard om te doen zodra u het bestand hebt gedeeld.

Als u de verbinding verbreekt, wordt uw selectie van gekozen bestanden gewist. Uw eigen bestanden
worden nooit aangeraakt.

## Wat er gebeurt met wat u deelt

Het wordt gelezen, vastgelegd in het eigen verslag van uw kantoor, en gebruikt als uw kantoor u
antwoordt of iets voor u schrijft. U kunt dat verslag zelf lezen op de pagina **Kennis**, onder
**Wat uw CEO weet**.

Het blijft binnen uw kantoor. Het wordt niet gedeeld met andere bedrijven, en een bestand met uw
kantoor delen is niet hetzelfde als het publiceren — welk materiaal de bezoekers van uw website
mogen zien, wordt apart gekozen, pagina voor pagina, en die lijst keurt u zelf goed.

Staat er iets verkeerd in het verslag? Vertel het uw CEO in het gesprek. Zo verbetert u het, en dat
is bewust dezelfde manier die u bij een collega zou gebruiken.