Povezave

Vaša pisarna lahko sama razmišlja, piše in načrtuje. Sama pa ne more doseči zunanjega sveta. Stran s povezavami je mesto, kjer ji izročite ključe — predvsem poštni predal, da lahko pošilja pisma, ki jih odobrite, in bere odgovore, ki pridejo nazaj.

V levem meniju odprite Povezave. Stran je v spodnji skupini — dolgi skupini, ki skrbi za delovanje pisarne, ne za njeno delo —, neposredno pod oddelki in obračunavanjem ter neposredno nad vašim koledarjem. Če vaš zaslon stran imenuje drugače kot ta vodnik, se ravnajte po njenem položaju in namenu — glejte jeziki, ki jih govori vaša pisarna.

Stran se začne z eno vrstico na vrhu: Nastavite povezave, ki jih vaši oddelki potrebujejo — poglejte, kaj je obvezno, opcijsko in že povezano. Pod njo so trije sklopi, vedno v tem vrstnem redu:

1. Viri znanja — mesta, kjer so vaše datoteke že shranjene.
2. Vaši aktivni oddelki in Drugi oddelki — kaj potrebuje vsak del vaše pisarne, preden lahko dela.
3. E-poštna povezava — vaš poslovni poštni predal. To uredite najprej.

Začnite s poštnim predalom

Nič, kar napiše vaša pisarna, ne odide ven, dokler ni poštnega predala, iz katerega bi to poslala, in noben odgovor ne pride noter, dokler tega predala ni mogoče brati. Do takrat osnutek preprosto čaka na vas v čakalni vrsti za pregled.

Pisarni ne dajete novega naslova. Dajete ji svojega — naslov, ki ga vaše stranke že poznajo —, tako da odgovor pristane tam, kjer je vedno.

Hkrati je povezan en poštni predal. Stran to pove naravnost: Hkrati je lahko aktivna samo ena e-poštna povezava — vzpostavitev nove samodejno zamenja obstoječo.

Dva načina

Pod E-poštna povezava boste našli razdelek z naslovom Povežite svoj poslovni e-poštni predal in gumb Poveži poleg treh imen ponudnikov: Google Workspace, Microsoft 365 in Yandex Mail. To je kratka pot — pri svojem ponudniku se prijavite tako, kot se prijavite kamor koli drugam, in ničesar ne vtipkate.

Pod njo je Napredno: SMTP / IMAP, obrazec, v katerega nastavitve vtipkate ročno. Je počasnejši in deluje za vsak poštni predal na svetu, tudi za tiste, ki gumba za prijavo sploh nimajo.

»Še ni na voljo«

Gumb za prijavo je na voljo le tam, kjer je nastavljen. Kjer ni, gumb nadomesti napis Še ni na voljo in vrstica, ki pojasni, da ta možnost prijave tukaj ni nastavljena.

To ni napaka in tega ne morete vklopiti sami. Pomeni: namesto tega uporabite ročni obrazec. Ročni obrazec ni slabša pot — je tista, ki deluje vedno, in spodnji recepti vas po korakih vodijo skozenj za pet vrst poštnih predalov, ki jih mala podjetja v resnici uporabljajo.

Recepti

Vsak vas pripelje od nič do delujočega poštnega predala: kaj potrebujete, kako dobite geslo in katere nastavitve natančno vtipkate.

• Google Workspace — vključno z Gmailom na vaši lastni domeni
• Microsoft 365
• Yandex Mail
• GoDaddy Professional Email
• cPanel ali drugo spletno gostovanje — večina gostovanj za mala podjetja

Če vašega ponudnika ni na seznamu, je oblika povsod enaka: ime strežnika za odhodno pošto, ime strežnika za dohodno pošto, vrata, vaš e-poštni naslov kot uporabniško ime in geslo. Vseh pet objavi vaš ponudnik. Na strani s povezavami odprite Potrebujete pomoč?, in če se še vedno ne znajdete, Še vedno obtičali? Vprašajte direktorja preda vprašanje vašemu direktorju, pri čemer je ponudnik, o katerem ste brali, že naveden.

Shranjevanje, preizkus in kaj pomenijo besede

Obrazec shranite z Shrani povezavo. Nato pritisnite Preveri povezavo — vaša pisarna poštni predal zares preizkusi, namesto da bi vam verjela na besedo. Beseda stanja poleg poštnega predala vam pove, kje ste:

Kaj piše	Kaj pomeni
Ni povezano	Ničesar še ni nastavljenega.
Čaka na preverjanje	Nastavitve so shranjene, vendar Preveri povezavo še ni uspelo.
Povezano	Poštni predal deluje.
Potreben je ukrep	Sam poštni predal je v redu, a nekaj drugega ustavlja pošiljanje — sporočilo poleg njega pove, kaj.

Eden od razlogov za Potreben je ukrep je manjkajoč poštni naslov podjetja. Vsako poslovno e-sporočilo mora prikazati pravi naslov, da prejemnik ve, kdo mu je pisal; obrazec ga zahteva in dokler ga ni, vaša pisarna pripravlja osnutke, a ne pošilja. Ne glede na razlog ga opomba poleg stanja navede in vam pove, kateri gumb ga odpravi.

Prekini povezavo poštni predal spet odvzame. Stran naravnost pove, kaj to pomeni: prekinitev odstrani zmožnost te povezave, da v vašem imenu pošilja e-pošto, in tega s te strani ni mogoče razveljaviti.

Preostanek strani

Viri znanja so nad oddelki in pripadajo vsej vaši pisarni, ne kateremu koli posameznemu oddelku. Namenjeni so datotekam, ki jih že nekje hranite — glejte Deljenje vašega gradiva v razdelku Znanje tega vodnika.

Oddelki: vsak oddelek navaja, kaj potrebuje. Oznaka poleg vrstice pove, kako pomembno je:

• Obvezno — Delavci ne bodo delovali, dokler ena od teh ni povezana.
• Opcijsko — Osnutki delujejo tudi brez tega — za pošiljanje je potrebno ali preprosto ni potrebno za delovanje tega oddelka.
• Kmalu (na zaslonu »Kmalu na voljo«) — stran pove naravnost: trenutno ni česa povezati. Tako se danes glasi več povezav z družbenimi omrežji in oglaševanjem. Oddelek z vrstico »kmalu na voljo« še vedno opravlja vse drugo, kar opravlja; le te ene stvari še ne more.

Nič na tej strani ni past. Povezava, ki je niste vzpostavili, ustavi natanko tisto delo, ki jo potrebuje, to pove v svoji vrstici in ne ustavi ničesar drugega.