Deljenje vašega gradiva

Pisarna, ki vašega cenika nikoli ni videla, bo napisala ponudbo, ki ugiba. Pisarna, ki ima vaš katalog, napiše pravo. Pol ure, ki ga porabite za predajo gradiva, je razlika med obema, in to je najdragocenejše pol ure v vsem tem vodniku.

Kaj je vredno deliti

Približno po tem, koliko spremeni:

1. Vaš cenik. Nič drugega ponudb ne spremeni iz verjetnih v pravilne.
2. Vaš katalog ali seznam storitev — kaj prodajate, z vašimi besedami, z razlikami, ki so za vas pomembne.
3. Vaši pogoji — dobavni roki, plačilni pogoji, garancija, vse, kar stranka vpraša pred nakupom.
4. Vse, kar ugotovite, da tipkate dvakrat. Če ste nekaj pisarni enkrat razložili v pogovoru, je zapisano. Če to strankam razlagate vsak teden, sodi sem kot datoteka.

Ničesar vam ni treba pripravljati. Pošljite, kar imate, v obliki, v kakršni to imate.

Način, ki danes deluje: pošljite v pogovoru

Datoteko priložite pogovoru z direktorjem in povejte, kaj je. Ta stavek je pomembnejši od imena datoteke — »to je naš cenik, drugi stolpec je veleprodajna cena« nauči vašo pisarno nekaj, česar preglednica sama ne.

S strani Znanje lahko tja skočite neposredno s Priložite datoteke v klepetu. Vse, kar pošljete, se na tej strani prikaže pod Vnos gradiva, s svojim stanjem: V vrsti (na zaslonu »V čakalni vrsti«), V obdelavi, Vneseno, Neuspešno ali Delno vneseno.

Delno vneseno si zasluži besedo. Pomeni, da je datoteka prispela, a je ni bilo mogoče v celoti prebrati — običajno sken ali dokument z veliko slikami. Stran vam nato pove, kako naprej: prilepite besedilo v pogovor ali pošljite besedilno kopijo dokumenta. Vaša pisarna se ne pretvarja potiho, da je prebrala nekaj, česar ni mogla.

Povezava mesta, kjer so vaše datoteke že shranjene

Stran s povezavami ima nad oddelki sklop Viri znanja. Pripada vsej vaši pisarni in ne posameznemu oddelku, namenjen pa je primeru, ko so vaše datoteke že nekje shranjene in jih raje ne bi pošiljali eno po eno.

Kaj ponuja, je odvisno od tega, kaj je vklopljeno za vašo pisarno:

• Naložite datoteko, ki naj jo spremljam ima danes oznako Kmalu na voljo, zraven pa lastne besede strani: trenutno ni česa povezati. Ko bo na voljo, boste tako predali datoteko in pisarno prosili, naj jo še naprej spremlja.
• Google Drive, kjer je na voljo, poveže vaš pogon in vam omogoči, da izberete, katere datoteke sme vaša pisarna videti. Kjer ni na voljo, stran to pove v vrstici, namesto da bi spodletelo, ko pritisnete gumb. Več o tem poleg vrstice odpre opis, kaj ta povezava zmore in česa ne — in kjer podrobnosti še niso napisane, pove tudi to, namesto da bi si jih izmislila.

Z izbiro mape delite datoteke v njej takšne, kot so danes. Ko dodate nove, uporabite Preveri nove datoteke, da jih vaša pisarna vidi. To ni omejitev, ki bi jo kdo skrival pred vami; napisana je poleg izbirnika.

Ko je datoteka deljena, ima lahko njena vrstica gumb Uporabi kot cenik. Če tako označite eno datoteko, vaša pisarna ve, kateremu dokumentu naj zaupa pri cenah, ko piše ponudbo — to je vredno narediti takoj, ko ga delite.

Prekinitev povezave počisti vaš izbor datotek. Vaših lastnih datotek se to nikoli ne dotakne.

Kaj se zgodi s tem, kar delite

Prebrano je, zapisano v lastni zapis vaše pisarne in uporabljeno, ko vam vaša pisarna odgovarja ali za vas kaj piše. Ta zapis lahko preberete sami na strani Znanje, pod Kaj ve vaš direktor.

Ostane v vaši pisarni. Ni deljeno z drugimi podjetji, in deljenje datoteke z vašo pisarno ni isto kot njena objava — gradivo, ki ga smejo videti obiskovalci vaše spletne strani, se izbere posebej, stran za stranjo, in ta seznam odobrite sami.

Če je v zapisu kaj narobe, to povejte direktorju v pogovoru. To je postopek za popravke in je namerno enak tistemu, ki bi ga uporabili s sodelavcem.