Pregled osnutka sporočila

1. Odprite postavko. Glava pokaže, komu je namenjena, kdo jo je pripravil in kdaj — na primer »osnutek pripravil vaš oddelek Navezovanje stikov · danes ob 14:14«.
2. Preberite jo po svoje. Pripravljeno e-sporočilo ima tri zavihke: izrisan predogled, ki je videti tako, kot ga bo videl prejemnik, golo besedilo in prevod v vaš jezik, kadar je bil osnutek napisan v jeziku nekoga drugega.
3. Preverite oznako kakovosti stranke, kadar je prikazana, za hiter vtis, kako dobro se ta oseba ujema in zakaj — razčlenitev za njo je oddaljena en dotik.
4. Če jo je pregledovalec vaše ekipe že pogledal, boste videli opombo samo, če preverjanje še ni končano — takrat jo skrbno preberite sami. Če je pregledovalec zahteval spremembe, tega osnutka tukaj sploh ne boste videli: vrne se v pisarno v popravilo in se v vašo čakalno vrsto vrne, ko uspešno prestane preverjanje.
5. Odločite se:
   • Odobri osnutek — sporočilo se uvrsti v vrsto za pošiljanje.
   • Uredi osnutek — pred odobritvijo spremenite besedilo.
   • Zavrni — osnutek ne gre nikamor naprej.
6. Ko odobrite, se e-sporočilo takoj uvrsti v vrsto za pošiljanje. Če je vaš upravitelj iz katerega koli razloga pošiljanje izklopil, postavka namesto tega pokaže »V čakalni vrsti, še ni poslano«, namesto da bi se pretvarjala, da je odšla — ko je pošiljanje spet vklopljeno, ga pošljete znova.
7. Dokument (ponudba, pogodba, raziskava cen) deluje enako, z eno razliko: odobritev ga ne pošlje. Dokument zamrzne in ga shrani v Dokumente — pošiljanje e-sporočila z njim v prilogi je ločen, poznejši korak.