مشاركة موادك

المكتب الذي لم يرَ قائمة أسعارك قط سيكتب عرض سعر قائمًا على التخمين. والمكتب الذي لديه كتالوجك يكتب عرضًا صحيحًا. ونصف الساعة التي تقضيها في تسليم موادك هي الفرق بين الاثنين، وهي أثمن نصف ساعة في هذا الدليل كله.

ما الذي يستحق المشاركة

مرتّبًا تقريبًا حسب مقدار ما يغيّره:

1. قائمة أسعارك. لا شيء غيرها ينقل عروض الأسعار من “معقولة” إلى “صحيحة”.
2. كتالوجك أو قائمة خدماتك — ما تبيعه، بكلماتك أنت، مع الفروق التي تهمّك.
3. شروطك — مواعيد التسليم، وشروط الدفع، والضمان، وأي شيء يسأل عنه العميل قبل الشراء.
4. أي شيء تجد نفسك تكتبه مرتين. إذا شرحته لمكتبك مرة في المحادثة، فهو مكتوب الآن. وإذا كنت تشرحه للعملاء كل أسبوع، فمكانه هنا كملف.

لا تحتاج إلى تجهيز أي شيء من ذلك. أرسل ما لديك، بالشكل الذي هو عليه.

الطريقة التي تعمل اليوم: أرسلها في المحادثة

أرفق الملف في محادثتك مع CEO الخاص بك وقل ما هو. هذه الجملة أهم من اسم الملف: “هذه قائمة أسعارنا، والعمود الثاني هو سعر الجملة” تعلّم مكتبك شيئًا لا يعلّمه جدول البيانات وحده.

من صفحة المعرفة يمكنك الانتقال مباشرةً إلى هناك عبر إرفاق ملفات في المحادثة. وكل ما ترسله يظهر في تلك الصفحة تحت الاستيعاب مع حالته: في الانتظار، أو قيد التنفيذ، أو تم الاستيعاب، أو فشل، أو تم الاستيعاب جزئياً.

تم الاستيعاب جزئياً تستحق كلمة. معناها أن الملف وصل لكن تعذّرت قراءته بالكامل، وغالبًا ما يكون مستندًا ممسوحًا ضوئيًا أو مليئًا بالصور. عندها تخبرك الصفحة بطريقة الحل: الصق النص في المحادثة، أو أرسل نسخة نصية من المستند. لا يتظاهر مكتبك بهدوء بأنه قرأ شيئًا لم يستطع قراءته.

ربط مكان توجد فيه ملفاتك أصلًا

في صفحة الموصلات مجموعة مصادر المعرفة فوق الأقسام. وهي تخص مكتبك كله لا قسمًا بعينه، وهي للحالة التي تكون فيها ملفاتك موجودة في مكان ما أصلًا ولا تريد أن ترسلها واحدًا واحدًا.

ما تقدّمه يعتمد على ما هو مفعّل لمكتبك:

• رفع ملف تريد مراقبته يظهر عليه اليوم قريباً، وبجانبه كلمات الصفحة نفسها: لا يوجد ما يمكن توصيله بعد. وعندما يصل، سيكون هو الطريقة التي تسلّم بها ملفًا وتطلب من مكتبك أن يواصل مراقبته.
• Google Drive، حيثما يكون متاحًا، يربط حسابك في Drive ويتيح لك اختيار الملفات التي يُسمح لمكتبك برؤيتها. وحيث لا يكون متاحًا، تقول الصفحة ذلك على السطر نفسه بدلًا من أن تفشل عندما تضغط الزر. وزر معرفة المزيد بجانب أي سطر يفتح ما يستطيع ذلك الاتصال فعله وما لا يستطيع، وحيث لم تُكتب التفاصيل بعد، يقول ذلك أيضًا بدلًا من أن يخترعها.

اختيار مجلد يشارك الملفات الموجودة فيه كما هي اليوم. وعندما تضيف ملفات جديدة، استخدم التحقق من الملفات الجديدة حتى يراها مكتبك. وهذا ليس قيدًا أخفاه أحد عنك، فهو مكتوب بجانب أداة الاختيار.

بعد مشاركة ملف، يمكن أن يظهر في سطره خيار استخدم كقائمة أسعار. تحديد ملف واحد بهذه الطريقة يخبر مكتبك بالمستند الذي يثق به في الأسعار عندما يكتب عرض سعر، ومن المفيد أن تفعل ذلك لحظة مشاركته.

قطع الاتصال يمسح اختيارك للملفات. أما ملفاتك نفسها فلا يُمسّ منها شيء أبدًا.

ماذا يحدث لما تشاركه

يُقرأ، ويُكتب في السجل الخاص بمكتبك، ويُستخدم عندما يجيبك مكتبك أو يكتب شيئًا من أجلك. ويمكنك قراءة ذلك السجل بنفسك في صفحة المعرفة، تحت ما يعرفه CEO الخاص بك.

ويبقى داخل مكتبك. لا يُشارك مع أعمال أخرى، ومشاركة ملف مع مكتبك ليست مثل نشره. فالمواد التي قد يراها زوار موقعك الإلكتروني تُختار بشكل منفصل، صفحةً صفحة، وأنت من يوافق على تلك القائمة بنفسك.

إذا كان في السجل شيء خاطئ، فأخبر CEO الخاص بك في المحادثة. هذه هي طريقة التصحيح، وهي عن قصد الطريقة نفسها التي تستخدمها مع زميل لك.