المستندات

المستندات صفحة واحدة من جزأين:

1. قوالب مستنداتي — معاينة لتصميم عرض السعر والعقد الذي سيستخدمه مكتبك، مع زر لطباعة نسخة فارغة. إلى أن تتم الموافقة على تصميمك الخاص، تستخدم مستنداتك التصميم القياسي للمنصة، ويحمل مع ذلك شعارك وترويسة رسائلك ولون علامتك التجارية، فلا يكون أبدًا بلا هوية.
2. قائمة مستنداتك — كل عرض سعر وعقد ودراسة أسعار وافقت عليها، مع حالتها (تمت الموافقة، تم الإرسال، منتهي الصلاحية) وأزرار للتنزيل أو الطباعة.

لا يظهر أي شيء هنا حتى توافق عليه في الموافقات. الموافقة على مستند تجمّده كما رأيته تمامًا، فيكون ما تنزّله أو ترسله دائمًا هو الصفحة التي راجعتها.

يمكنك فتح المستندات والموافقة على عرض سعر أو عقد ينتظر من هاتفك بالسهولة نفسها التي تفعل بها ذلك من الحاسوب؛ خطوة الموافقة لا تتطلب أن تكون جالسًا أمام حاسوب.

الأنواع الثلاثة من المستندات

• عروض الأسعار — عرض بسعر محدد يمكنك إرساله إلى عميل.
• العقود — اتفاق، يمكن بناؤه اختياريًا من عرض سعر وافقت عليه.
• بحث الأسعار — تقدير داخلي لما يتقاضاه المنافسون، لا يُرسل أبدًا إلى عميل.

لغة واحدة لكل مستند

المستند مكتوب بلغة واحدة من أوله إلى آخره: تصميمه ونصه واسم ملفه. وفي المستند الذي ترسله إلى شخص ما (عرض سعر أو عقد)، تكون هذه اللغة عادةً لغة عميلك؛ أما المستند الداخلي مثل بحث الأسعار، فلغته هي لغتك أنت. إذا احتجت المستند نفسه بلغة أخرى، فاطلب من CEO الخاص بك أن يجهّزه من جديد بتلك اللغة، بدلًا من أن تتوقع تغيير اللغة في منتصف المستند.