Bağlantılar

Ofisiniz kendi başına düşünebilir, yazabilir ve plan yapabilir. Ama dış dünyaya kendi başına ulaşamaz. Bağlantılar sayfası, ona anahtarları verdiğiniz yerdir. Her şeyden önce bir posta kutusu: böylece onayladığınız e-postaları gönderebilir ve gelen cevapları okuyabilir.

Soldaki menüden Bağlantılar ekranını açın. Bu satır en alttaki gruptadır; ofisin işlerini değil, ofisin kendisini yürüten uzun gruptur. Hemen üstünde departmanlar ve faturalama, hemen altında takviminiz bulunur. Ekranınız bu sayfaya bu rehberden farklı bir ad veriyorsa, eşleştireceğiniz şey sayfanın konumu ve işidir. Ayrıntılar için ofisinizin konuştuğu diller sayfasına bakın.

Sayfa en üstte tek bir satırla açılır: Departmanlarınızın ihtiyaç duyduğu bağlantıları kurun — nelerin zorunlu, opsiyonel ve zaten bağlı olduğunu görün. Onun altında, her zaman bu sırayla, üç bölüm vardır:

1. Bilgi kaynakları — kendi dosyalarınızın zaten bulunduğu yerler.
2. Aktif departmanlarınız ve Diğer departmanlar — ofisinizin her bölümünün çalışmadan önce neye ihtiyaç duyduğu.
3. E-posta bağlantısı — işletme posta kutunuz. İlk yapmanız gereken budur.

Posta kutusuyla başlayın

Gönderilecek bir posta kutusu olana kadar ofisinizin yazdığı hiçbir şey dışarı çıkmaz. O posta kutusu okunabilene kadar da kimsenin yazdığı cevap içeri girmez. O zamana kadar bir taslak, Onay Kuyruğu’nda sadece sizi bekler.

Ofisinize yeni bir adres vermiyorsunuz. Ona kendi adresinizi veriyorsunuz: müşterilerinizin zaten tanıdığı adresi. Böylece bir cevap her zaman geldiği yere gelir.

Aynı anda yalnızca bir posta kutusu bağlı olur. Sayfa bunu açıkça söyler: Aynı anda yalnızca bir e-posta bağlantısı etkin olabilir — yeni bir bağlantı kurmak mevcut olanın otomatik olarak yerini alır.

Bağlanmanın iki yolu

E-posta bağlantısı bölümünün altında İşletme e-posta hesabınızı bağlayın başlıklı bir kısım bulursunuz. Orada üç sağlayıcı adının yanında birer Bağla düğmesi vardır: Google Workspace, Microsoft 365 ve Yandex Mail. Bu kısa yoldur: sağlayıcınıza, başka her yere giriş yaptığınız gibi giriş yaparsınız ve hiçbir şey yazmanız gerekmez.

Onun altında Gelişmiş: SMTP / IMAP vardır. Bu, ayarları elle yazdığınız bir formdur. Daha yavaştır ama dünyadaki her posta kutusu için çalışır; giriş düğmesi hiç olmayanlar dahil.

”Henüz kullanılamıyor”

Bir giriş düğmesi yalnızca kurulduğu yerde sunulur. Kurulmadığı yerde düğmenin yerinde Henüz kullanılamıyor yazar ve yanında bu giriş seçeneğinin burada ayarlanmadığını açıklayan bir satır bulunur.

Bu bir arıza değildir ve sizin açabileceğiniz bir şey de değildir. Anlamı şudur: bunun yerine elle doldurulan formu kullanın. Elle doldurulan form daha zayıf bir yol değildir; her zaman çalışan yoldur. Aşağıdaki adım adım tarifler, küçük işletmelerin gerçekten kullandığı beş tür posta kutusu için sizi bu formda yönlendirir.

Tarifler

Bunların her biri sizi sıfırdan çalışan bir posta kutusuna götürür: neye ihtiyacınız olduğu, parolayı nasıl alacağınız ve yazacağınız ayarların tam hali.

• Google Workspace — kendi alan adınızdaki Gmail dahil
• Microsoft 365
• Yandex Mail
• GoDaddy Professional Email
• cPanel ya da başka bir barındırma firması — küçük işletme barındırmalarının çoğu

Sizinki listede yoksa, yapı her yerde aynıdır: bir giden sunucu adı, bir gelen sunucu adı, bir port, kullanıcı adı olarak e-posta adresiniz ve bir parola. Sağlayıcınız bu beşini de yayımlar. Bağlantılar sayfasında Yardıma mı ihtiyacınız var? bölümünü açın. Hâlâ takıldıysanız, Hâlâ takıldınız mı? CEO’ya sorun düğmesi soruyu, okuduğunuz sağlayıcının adıyla birlikte CEO’nuza iletir.

Kaydetmek, test etmek ve kelimelerin anlamı

Formu Bağlantıyı kaydet ile kaydedin. Sonra Bağlantıyı test et düğmesine basın. Ofisiniz sizin sözünüze güvenmek yerine posta kutusunu gerçekten dener. Posta kutusunun yanındaki durum kelimesi size ne durumda olduğunuzu söyler:

Ne yazıyor	Anlamı
Bağlı değil	Henüz hiçbir şey kurulmadı.
Doğrulama bekleniyor	Ayarlar kaydedildi ama Bağlantıyı test et henüz başarılı olmadı.
Bağlı	Posta kutusu çalışıyor.
İşlem gerekli	Posta kutusunun kendisi sorunsuz, ama başka bir şey gönderimi durduruyor; yanındaki mesaj neyin durdurduğunu söyler.

İşlem gerekli durumunun bir nedeni, eksik bir işletme posta adresidir. Her işletme e-postası gerçek bir adres göstermek zorundadır; böylece alan kişi kimin yazdığını bilir. Form bu adresi sorar. Adres girilene kadar ofisiniz taslak hazırlar ama göndermez. Neden ne olursa olsun, durumun yanındaki not onu adıyla söyler ve hangi düğmenin sorunu çözdüğünü belirtir.

Bağlantıyı kes posta kutusunu yeniden kaldırır. Sayfa bunun ne anlama geldiğini açıkça söyler: bağlantıyı kesmek, bu bağlantının sizin adınıza e-posta gönderme yetkisini kaldırır ve bu işlem o sayfadan geri alınamaz.

Sayfanın geri kalanı

Bilgi kaynakları departmanların üstünde durur ve tek bir departmana değil, tüm ofisinize aittir. Zaten bir yerde sakladığınız dosyalar içindir. Bu rehberin Bilgi bölümündeki Malzemenizi paylaşmak sayfasına bakın.

Departmanlar bölümünde her departman neye ihtiyacı olduğunu listeler. Bir satırın yanındaki etiket, onun ne kadar önemli olduğunu söyler:

• Zorunlu — Biri bağlanana kadar çalışanlar çalışmaz.
• Opsiyonel — Bu olmadan da taslaklar hazırlanır — gönderim için gerekir. ya da yalnızca bu departmanın çalışması için gerekli değil.
• Yakında — sayfa bunu açıkça söyler: şu an bağlanacak bir şey yok. Bugün birkaç sosyal medya ve reklam bağlantısı böyle görünür. Yanında “yakında” satırı olan bir departman, yaptığı diğer her şeyi yapmaya devam eder; yalnızca o tek şeyi henüz yapamaz.

Bu sayfadaki hiçbir şey bir tuzak değildir. Kurmadığınız bir bağlantı, yalnızca ona ihtiyaç duyan işi engeller, bunu kendi satırında söyler ve başka hiçbir şeyi engellemez.