Ihr Material teilen

Ein Büro, das Ihre Preisliste nie gesehen hat, schreibt ein Angebot, das rät. Ein Büro, das Ihren Katalog hat, schreibt eines, das stimmt. Die halbe Stunde, in der Sie Material übergeben, macht den Unterschied zwischen beiden — und es ist die wertvollste halbe Stunde in diesem ganzen Handbuch.

Was sich zu teilen lohnt

Grob nach dem geordnet, was es bewirkt:

1. Ihre Preisliste. Nichts anderes macht aus plausiblen Angeboten richtige.
2. Ihr Katalog oder Ihre Leistungsliste — was Sie verkaufen, in Ihren eigenen Worten, mit den Unterschieden, die Ihnen wichtig sind.
3. Ihre Bedingungen — Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen, Gewährleistung, alles, was ein Kunde vor dem Kauf fragt.
4. Alles, was Sie immer wieder tippen. Wenn Sie es Ihrem Büro einmal im Gespräch erklärt haben, ist es festgehalten. Wenn Sie es Kunden jede Woche erklären, gehört es als Datei hierher.

Sie müssen nichts davon vorbereiten. Senden Sie, was Sie haben, in der Form, in der Sie es haben.

Der Weg, der heute funktioniert: im Gespräch senden

Hängen Sie die Datei an Ihr Gespräch mit Ihrem CEO an und sagen Sie, was sie ist. Dieser Satz zählt mehr als der Dateiname — „das ist unsere Preisliste, die zweite Spalte ist der Händlerpreis“ bringt Ihrem Büro etwas bei, das eine Tabelle allein nicht kann.

Von der Seite Wissen kommen Sie mit Dateien im Chat anhängen direkt dorthin. Alles, was Sie senden, erscheint auf dieser Seite unter Import, mit seinem Zustand: In Warteschlange (auf dem Bildschirm: „Warteschlange“), In Bearbeitung, Importiert, Fehlgeschlagen oder Teilweise übernommen.

Teilweise übernommen verdient ein Wort. Es bedeutet, dass die Datei angekommen ist, aber nicht vollständig gelesen werden konnte — meist ein Scan oder ein Dokument mit vielen Bildern. Die Seite zeigt Ihnen dann den Weg: den Text in das Gespräch einfügen oder eine textbasierte Kopie des Dokuments senden. Ihr Büro tut nicht stillschweigend so, als hätte es etwas gelesen, das es nicht lesen konnte.

Einen Ort verbinden, an dem Ihre Dateien schon liegen

Die Seite Connectoren hat über den Abteilungen einen Block Wissensquellen. Er gehört zu Ihrem ganzen Büro statt zu einer einzelnen Abteilung und ist für den Fall gedacht, dass Ihre Dateien schon irgendwo liegen und Sie sie nicht einzeln senden möchten.

Was er anbietet, hängt davon ab, was für Ihr Büro eingeschaltet ist:

• Eine Datei hochladen, die überwacht werden soll steht heute auf Demnächst (auf dem Bildschirm: „Demnächst verfügbar“), daneben die Worte der Seite selbst: es gibt noch nichts zu verbinden. Sobald es verfügbar ist, übergeben Sie auf diesem Weg eine Datei und bitten Ihr Büro, sie weiter im Blick zu behalten.
• Google Drive, wo es angeboten wird, verbindet Ihr Drive und lässt Sie auswählen, welche Dateien Ihr Büro sehen darf. Wo es nicht angeboten wird, sagt die Seite das in der Zeile, statt beim Klick auf die Schaltfläche zu scheitern. Mehr erfahren neben einer Zeile öffnet, was diese Verbindung kann und was nicht — und wo die Einzelheiten noch nicht geschrieben sind, sagt sie auch das, statt etwas zu erfinden.

Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden die Dateien darin so geteilt, wie sie heute sind. Wenn Sie neue hinzufügen, nutzen Sie Nach neuen Dateien suchen, damit Ihr Büro sie sieht. Das ist keine Einschränkung, die Ihnen jemand verschwiegen hat; es steht direkt neben der Auswahl.

Sobald eine Datei geteilt ist, kann ihre Zeile Als Preisliste verwenden anbieten. Markieren Sie eine Datei so, weiß Ihr Büro, welchem Dokument es beim Schreiben eines Angebots für Preise vertrauen soll — das lohnt sich, sobald Sie sie geteilt haben.

Beim Trennen wird Ihre Dateiauswahl gelöscht. Ihre eigenen Dateien werden nie angerührt.

Was mit dem passiert, was Sie teilen

Es wird gelesen, in die eigene Aufzeichnung Ihres Büros geschrieben und genutzt, wenn Ihr Büro Ihnen antwortet oder etwas für Sie schreibt. Sie können diese Aufzeichnung selbst auf der Seite Wissen lesen, unter Was Ihr CEO weiß.

Es bleibt in Ihrem Büro. Es wird nicht mit anderen Unternehmen geteilt, und eine Datei mit Ihrem Büro zu teilen ist nicht dasselbe, wie sie zu veröffentlichen — das Material, das Besucher Ihrer Website sehen dürfen, wird getrennt ausgewählt, Seite für Seite, und diese Liste genehmigen Sie selbst.

Wenn in der Aufzeichnung etwas falsch ist, sagen Sie es Ihrem CEO im Gespräch. Das ist das Verfahren zur Korrektur, und es ist mit Absicht dasselbe, das Sie bei einem Kollegen nutzen würden.