Connectoren
Ihr Büro kann selbstständig denken, schreiben und planen. Die Außenwelt erreicht es aber nicht von allein. Auf der Seite Connectoren geben Sie ihm die Schlüssel — vor allem ein Postfach, damit es die Nachrichten senden kann, die Sie genehmigen, und die Antworten lesen kann, die zurückkommen.
Öffnen Sie Connectoren in der linken Leiste. Der Eintrag liegt in der untersten Gruppe — der langen Gruppe für den Betrieb Ihres Büros, nicht für seine Arbeit —, direkt unter Abteilungen und Abrechnung und direkt über Ihrem Kalender. Wenn Ihr Bildschirm die Seite anders nennt als dieses Handbuch, orientieren Sie sich an der Position und der Aufgabe der Seite — siehe die Sprachen Ihres Büros.
Oben auf der Seite steht eine Zeile: Richten Sie die Verbindungen ein, die Ihre Abteilungen benötigen — sehen Sie, was erforderlich, optional und bereits verbunden ist. Darunter folgen drei Blöcke, immer in dieser Reihenfolge:
- Wissensquellen — Orte, an denen Ihre eigenen Dateien bereits liegen.
- Ihre aktiven Abteilungen und Andere Abteilungen — was jeder Teil Ihres Büros braucht, bevor er arbeiten kann.
- E-Mail-Connector — Ihr geschäftliches Postfach. Damit fangen Sie an.
Beginnen Sie mit dem Postfach
Abschnitt betitelt „Beginnen Sie mit dem Postfach“Nichts, was Ihr Büro schreibt, verlässt das Haus, solange es kein Postfach gibt, aus dem es gesendet werden kann. Und keine Antwort kommt herein, solange dieses Postfach nicht gelesen werden kann. Bis dahin wartet ein Entwurf einfach in der Prüfwarteschlange auf Sie.
Sie geben Ihrem Büro keine neue Adresse. Sie geben ihm Ihre Adresse — die Adresse, die Ihre Kunden schon kennen. So landet eine Antwort am selben Ort wie immer.
Es ist immer nur ein Postfach verbunden. Die Seite sagt das klar: Es kann jeweils nur eine E-Mail-Verbindung aktiv sein — eine neue Verbindung ersetzt automatisch die aktuelle.
Die zwei Wege hinein
Abschnitt betitelt „Die zwei Wege hinein“Unter E-Mail-Connector finden Sie einen Bereich mit der Überschrift Verbinden Sie Ihr geschäftliches Postfach. Dort steht eine Schaltfläche Verbinden neben drei Anbieternamen: Google Workspace, Microsoft 365 und Yandex Mail. Das ist der kurze Weg: Sie melden sich bei Ihrem Anbieter an, so wie Sie sich überall anmelden, und müssen nichts eintippen.
Darunter liegt Erweitert: SMTP / IMAP, ein Formular, in das Sie die Einstellungen von Hand eintragen. Das dauert länger, funktioniert aber für jedes Postfach der Welt, auch für die ohne Anmelde-Schaltfläche.
„Noch nicht verfügbar“
Abschnitt betitelt „„Noch nicht verfügbar““Eine Anmelde-Schaltfläche gibt es nur dort, wo sie eingerichtet wurde. Wo nicht, steht statt der Schaltfläche Noch nicht verfügbar, dazu eine Zeile, die erklärt, dass diese Anmeldeoption hier nicht eingerichtet ist.
Das ist kein Fehler, und Sie können es auch nicht einschalten. Es bedeutet: Nutzen Sie stattdessen das Formular. Das Formular ist kein schlechterer Weg — es ist der Weg, der immer funktioniert. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen unten führen Sie hindurch, für die fünf Arten von Postfächern, die kleine Unternehmen tatsächlich haben.
Die Anleitungen
Abschnitt betitelt „Die Anleitungen“Jede dieser Anleitungen bringt Sie von null zu einem funktionierenden Postfach: was Sie brauchen, wie Sie das Passwort bekommen und welche Einstellungen Sie genau eintragen.
- Google Workspace — auch Gmail mit Ihrer eigenen Domain
- Microsoft 365
- Yandex Mail
- GoDaddy Professional Email
- cPanel oder ein anderer Webhoster — das meiste Hosting kleiner Unternehmen
Wenn Ihr Anbieter nicht in der Liste steht: Der Aufbau ist überall gleich. Ein Name für den Postausgangsserver, ein Name für den Posteingangsserver, ein Port, Ihre E-Mail-Adresse als Benutzername und ein Passwort. Ihr Anbieter veröffentlicht alle fünf Angaben. Öffnen Sie auf der Seite Connectoren Brauchen Sie Hilfe?. Kommen Sie dann immer noch nicht weiter, gibt Immer noch nicht weiter? Fragen Sie den CEO die Frage an Ihren CEO weiter, und der Anbieter, über den Sie gerade gelesen haben, ist schon genannt.
Speichern, testen und was die Wörter bedeuten
Abschnitt betitelt „Speichern, testen und was die Wörter bedeuten“Speichern Sie das Formular mit Connector speichern. Wählen Sie dann Verbindung testen — Ihr Büro probiert das Postfach wirklich aus, statt sich auf Ihr Wort zu verlassen. Das Statuswort neben dem Postfach sagt Ihnen, wo Sie stehen:
| Was dort steht | Was es bedeutet |
|---|---|
| Nicht verbunden | Es ist noch nichts eingerichtet. |
| Warten auf Verifizierung | Die Einstellungen sind gespeichert, aber Verbindung testen war noch nicht erfolgreich. |
| Verbunden | Das Postfach funktioniert. |
| Aktion erforderlich | Das Postfach selbst ist in Ordnung, aber etwas anderes verhindert das Senden — die Meldung daneben sagt, was. |
Ein Grund für Aktion erforderlich ist eine fehlende Postanschrift Ihres Unternehmens. Jede geschäftliche E-Mail muss eine echte Anschrift zeigen, damit der Empfänger weiß, wer geschrieben hat. Das Formular fragt danach, und solange sie fehlt, entwirft Ihr Büro zwar, sendet aber nicht. Was auch immer der Grund ist: Der Hinweis neben dem Status nennt ihn und sagt Ihnen, welche Schaltfläche das Problem behebt.
Trennen entfernt das Postfach wieder. Die Seite sagt deutlich, was das bedeutet: Das Trennen entzieht dieser Verbindung die Möglichkeit, in Ihrem Namen E-Mails zu senden, und es kann auf dieser Seite nicht rückgängig gemacht werden.
Der Rest der Seite
Abschnitt betitelt „Der Rest der Seite“Wissensquellen steht über den Abteilungen und gehört zu Ihrem ganzen Büro, nicht zu einer einzelnen Abteilung. Der Bereich ist für die Dateien, die Sie schon irgendwo aufbewahren — siehe Ihr Material teilen im Bereich Wissen dieses Handbuchs.
Abteilungen listen jeweils auf, was sie brauchen. Das Abzeichen neben einer Zeile sagt Ihnen, wie wichtig sie ist:
- Erforderlich — Mitarbeitende laufen erst, wenn einer davon verbunden ist.
- Optional — Entwürfe funktionieren auch ohne dies — zum Senden ist es erforderlich, oder einfach für den Betrieb dieser Abteilung nicht erforderlich.
- Demnächst (auf dem Bildschirm: „Demnächst verfügbar“) — die Seite sagt es direkt: es gibt noch nichts zu verbinden. Mehrere Verbindungen zu sozialen Netzwerken und zur Werbung stehen heute so da. Eine Abteilung mit einer solchen Zeile tut trotzdem alles andere, was sie tut; nur diese eine Sache kann sie noch nicht.
Nichts auf dieser Seite ist eine Falle. Eine Verbindung, die Sie nicht hergestellt haben, blockiert genau die Arbeit, die sie braucht, sagt das in ihrer Zeile und blockiert sonst nichts.