Condividere il Suo materiale

Un ufficio che non ha mai visto il Suo listino prezzi scriverà un preventivo basato su supposizioni. Un ufficio che ha il Suo catalogo ne scrive uno giusto. La mezz’ora che dedica a consegnare il materiale fa la differenza tra i due, ed è la mezz’ora più preziosa di tutta questa guida.

Cosa vale la pena condividere

In ordine approssimativo di quanto cambia le cose:

1. Il Suo listino prezzi. Nient’altro trasforma i preventivi da plausibili a corretti.
2. Il Suo catalogo o l’elenco dei Suoi servizi — ciò che vende, con parole Sue, con le distinzioni che per Lei contano.
3. Le Sue condizioni — tempi di consegna, termini di pagamento, garanzia, tutto ciò che un cliente chiede prima di comprare.
4. Tutto ciò che si ritrova a scrivere due volte. Se lo ha spiegato una volta al Suo ufficio in conversazione, è già scritto. Se lo spiega ai clienti ogni settimana, il suo posto è qui, come file.

Non deve preparare nulla. Invii ciò che ha, nella forma in cui ce l’ha.

Il modo che funziona oggi: lo invii nella conversazione

Alleghi il file alla conversazione con il Suo CEO e dica cos’è. Quella frase conta più del nome del file: “questo è il nostro listino prezzi, la seconda colonna è il prezzo per i rivenditori” insegna al Suo ufficio qualcosa che un foglio di calcolo da solo non insegna.

Dalla pagina Conoscenza può arrivarci direttamente con Allega file in chat. Tutto ciò che invia compare in quella pagina sotto Acquisizione, con il suo stato: In coda, In corso, Acquisito, Non riuscito oppure Importato parzialmente.

Importato parzialmente va spiegato meglio. Significa che il file è arrivato ma non è stato possibile leggerlo del tutto: di solito una scansione o un documento pieno di immagini. La pagina Le indica allora la strada: incollare il testo nella conversazione, oppure inviare una copia testuale del documento. Il Suo ufficio non finge in silenzio di aver letto qualcosa che non ha potuto leggere.

Collegare un posto in cui i Suoi file si trovano già

La pagina Connettori ha un blocco Fonti di conoscenza sopra i reparti. Appartiene a tutto il Suo ufficio e non a un singolo reparto, ed è pensato per il caso in cui i Suoi file si trovano già da qualche parte e preferisce non inviarli uno per uno.

Ciò che offre dipende da cosa è attivo per il Suo ufficio:

• Carica un file da monitorare oggi mostra Prossimamente, con accanto le parole della pagina stessa: non c’è ancora nulla da collegare. Quando arriverà, sarà il modo per consegnare un file e chiedere al Suo ufficio di continuare a controllarlo.
• Google Drive, dove è offerto, collega il Suo Drive e Le permette di scegliere quali file il Suo ufficio può vedere. Dove non è offerto, la pagina lo dice sulla riga invece di dare errore quando preme il pulsante. Scopri di più accanto a una riga apre cosa quel collegamento può e non può fare — e dove i dettagli non sono ancora stati scritti, lo dice, invece di inventarli.

Scegliere una cartella condivide i file che contiene così come sono oggi. Quando ne aggiunge di nuovi, usi Controlla nuovi file perché il Suo ufficio li veda. Non è un limite che qualcuno Le ha nascosto: è scritto accanto al selettore.

Una volta condiviso un file, la sua riga può mostrare Usa come listino prezzi. Segnare un file in questo modo dice al Suo ufficio di quale documento fidarsi per i prezzi quando scrive un preventivo: vale la pena farlo appena lo ha condiviso.

Lo scollegamento cancella la selezione dei file scelti. I Suoi file non vengono mai toccati.

Cosa succede a ciò che condivide

Viene letto, scritto nell’archivio del Suo ufficio e usato quando il Suo ufficio Le risponde o scrive qualcosa per Lei. Può leggere Lei stesso quell’archivio nella pagina Conoscenza, sotto Cosa sa il Suo CEO.

Resta all’interno del Suo ufficio. Non viene condiviso con altre attività, e condividere un file con il Suo ufficio non equivale a pubblicarlo: il materiale che i visitatori del Suo sito web possono vedere viene scelto a parte, pagina per pagina, e quell’elenco lo approva Lei.

Se qualcosa nell’archivio è sbagliato, lo dica al Suo CEO in conversazione. È questa la procedura di correzione, ed è volutamente la stessa che userebbe con un collega.