Connectors

Uw kantoor kan zelf denken, schrijven en plannen. Het kan de buitenwereld niet zelf bereiken. Op de pagina Connectors geeft u het kantoor de sleutels — vooral een mailbox, zodat het de brieven kan versturen die u goedkeurt en de antwoorden kan lezen die terugkomen.

Open Connectors in de linkerbalk. Het staat in de onderste groep — de lange groep voor het beheer van uw kantoor, niet voor het werk zelf — direct onder afdelingen en facturering en direct boven uw agenda. Let op de plek en de taak van de pagina als uw scherm de pagina anders noemt dan deze handleiding — zie de talen die uw kantoor spreekt.

De pagina begint met één regel bovenaan: Stel de verbindingen in die uw afdelingen nodig hebben — bekijk wat verplicht, optioneel en al verbonden is. Daaronder staan drie blokken, altijd in deze volgorde:

1. Kennisbronnen — plekken waar uw eigen bestanden al staan.
2. Uw actieve afdelingen en Overige afdelingen — wat elk deel van uw kantoor nodig heeft voordat het kan werken.
3. E-mailconnector — uw zakelijke mailbox. Dit is het blok dat u als eerste regelt.

Begin met de mailbox

Niets wat uw kantoor schrijft, gaat de deur uit zolang er geen mailbox is om het vanaf te versturen. En geen enkel antwoord komt binnen zolang die mailbox niet gelezen kan worden. Tot dan wacht een concept gewoon op u in de Beoordelingswachtrij.

U geeft uw kantoor geen nieuw adres. U geeft het uw eigen adres — het adres dat uw klanten al kennen — zodat een antwoord op dezelfde plek aankomt als altijd.

Er is steeds één mailbox tegelijk verbonden. De pagina zegt het duidelijk: Er kan maar één e-mailverbinding tegelijk actief zijn — een nieuwe verbinding vervangt automatisch de huidige.

De twee manieren om te verbinden

Onder E-mailconnector vindt u een onderdeel met de kop Verbind uw zakelijke mailbox, met een knop Koppelen naast drie namen van aanbieders: Google Workspace, Microsoft 365 en Yandex Mail. Dat is de korte weg: u logt in bij uw aanbieder zoals u overal inlogt, en u hoeft niets te typen.

Daaronder staat Geavanceerd: SMTP / IMAP, een formulier waarin u de instellingen met de hand invult. Dat gaat langzamer, en het werkt voor elke mailbox ter wereld, ook voor mailboxen zonder inlogknop.

”Nog niet beschikbaar”

Een inlogknop verschijnt alleen waar die is ingericht. Waar dat niet zo is, staat in plaats van de knop Nog niet beschikbaar, met een regel die uitlegt dat deze aanmeldoptie hier nog niet is ingesteld.

Dat is geen fout, en het is ook niet iets wat u kunt aanzetten. Het betekent: gebruik het handmatige formulier. Het handmatige formulier is geen mindere weg — het is de weg die altijd werkt. De stap-voor-stap-handleidingen hieronder nemen u erdoorheen voor de vijf soorten mailbox die kleine bedrijven echt hebben.

De handleidingen per aanbieder

Elke handleiding neemt u stap voor stap mee naar een werkende mailbox: wat u nodig hebt, hoe u het wachtwoord krijgt en welke instellingen u precies invult.

• Google Workspace — ook Gmail op uw eigen domein
• Microsoft 365
• Yandex Mail
• GoDaddy Professional Email
• cPanel of een andere webhost — de meeste hosting voor kleine bedrijven

Staat uw aanbieder niet in de lijst? De vorm is overal hetzelfde: de naam van een server voor uitgaande mail, de naam van een server voor inkomende mail, een poort, uw e-mailadres als gebruikersnaam, en een wachtwoord. Uw aanbieder publiceert alle vijf. Open Hulp nodig? op de pagina Connectors. Komt u er dan nog niet uit, dan geeft Nog steeds vastzitten? Vraag het de CEO de vraag door aan uw CEO, met de aanbieder waarover u las er al bij genoemd.

Opslaan, testen en wat de woorden betekenen

Sla het formulier op met Connector opslaan. Druk daarna op Verbinding testen — uw kantoor probeert de mailbox echt uit in plaats van op uw woord te vertrouwen. Het statuswoord naast de mailbox vertelt u hoe het ervoor staat:

Wat er staat	Wat het betekent
Niet verbonden	Er is nog niets ingesteld.
Wacht op verificatie	De instellingen zijn opgeslagen, maar Verbinding testen is nog niet geslaagd.
Verbonden	De mailbox werkt.
Actie vereist	De mailbox zelf is in orde, maar iets anders houdt het versturen tegen — de melding ernaast zegt wat.

Een van de oorzaken van Actie vereist is een ontbrekend zakelijk postadres. Elke zakelijke e-mail moet een echt adres tonen, zodat de ontvanger weet wie er schreef. Het formulier vraagt erom, en zolang het er niet is, schrijft uw kantoor wel concepten maar verstuurt het niets. Wat de oorzaak ook is: de notitie naast de status noemt die en vertelt welke knop het oplost.

Verbinding verbreken haalt de mailbox weer weg. De pagina zegt eerlijk wat dat betekent: als u de verbinding verbreekt, kan deze mailbox niet langer namens u e-mail versturen, en dat kunt u op die pagina niet ongedaan maken.

De rest van de pagina

Kennisbronnen staat boven de afdelingen en hoort bij uw hele kantoor, niet bij één afdeling. Het is bedoeld voor de bestanden die u al ergens bewaart — zie Uw materiaal delen in het onderdeel Kennis van deze handleiding.

Afdelingen tonen elk wat ze nodig hebben. Het label naast een regel vertelt hoe belangrijk die regel is:

• Verplicht — Er wordt niets uitgevoerd totdat een van deze is verbonden.
• Optioneel — Concepten werken hier al zonder — verzenden heeft dit nodig, of gewoon niet vereist om deze afdeling te laten werken.
• Binnenkort — de pagina zegt het ronduit: er is nog niets om te verbinden. Verschillende verbindingen voor sociale media en advertenties staan vandaag zo. Een afdeling met een regel op Binnenkort doet al het andere nog steeds; alleen dat ene ding kan ze nog niet.

Niets op deze pagina is een valkuil. Een verbinding die u niet hebt gemaakt, houdt precies het werk tegen dat haar nodig heeft, zegt dat op de regel, en houdt verder niets tegen.