Uw materiaal delen

Een kantoor dat uw prijslijst nooit heeft gezien, schrijft een offerte die gokt. Een kantoor dat uw catalogus heeft, schrijft er een die klopt. Het halfuur dat u besteedt aan het aanleveren van materiaal maakt het verschil tussen die twee, en het is het waardevolste halfuur van deze hele handleiding.

Wat de moeite waard is om te delen

Ruwweg op volgorde van wat het verandert:

1. Uw prijslijst. Niets anders maakt offertes van aannemelijk tot juist.
2. Uw catalogus of dienstenlijst — wat u verkoopt, in uw eigen woorden, met de verschillen die voor u belangrijk zijn.
3. Uw voorwaarden — levertijden, betalingsvoorwaarden, garantie, alles wat een klant vraagt voordat hij koopt.
4. Alles wat u merkt dat u twee keer typt. Hebt u het uw kantoor één keer in een gesprek uitgelegd, dan is het opgeschreven. Legt u het elke week aan klanten uit, dan hoort het hier als bestand.

U hoeft niets voor te bereiden. Stuur wat u hebt, in de vorm waarin u het hebt.

De manier die vandaag werkt: stuur het in het gesprek

Voeg het bestand toe aan uw gesprek met uw CEO en zeg wat het is. Die zin is belangrijker dan de bestandsnaam — “dit is onze prijslijst, de tweede kolom is de handelsprijs” leert uw kantoor iets wat een spreadsheet alleen niet leert.

Vanaf de pagina Kennis gaat u daar direct naartoe met Bestanden toevoegen in chat. Alles wat u stuurt, verschijnt op die pagina onder Verwerking, met de status: In wachtrij, Bezig, Verwerkt, Mislukt of Gedeeltelijk verwerkt.

Gedeeltelijk verwerkt verdient een toelichting. Het bestand is aangekomen, maar kon niet helemaal gelezen worden — meestal een scan of een document met veel afbeeldingen. De pagina vertelt u dan hoe het wel lukt: plak de tekst in het gesprek, of stuur een tekstgebaseerde kopie van het document. Uw kantoor doet niet stilletjes alsof het iets heeft gelezen wat het niet kon lezen.

Een plek verbinden waar uw bestanden al staan

De pagina Connectors heeft boven de afdelingen een blok Kennisbronnen. Dat hoort bij uw hele kantoor, niet bij één afdeling. Het is bedoeld voor als uw bestanden al ergens staan en u ze liever niet één voor één stuurt.

Wat het blok biedt, hangt af van wat er voor uw kantoor aanstaat:

• Een bestand uploaden om te volgen staat vandaag op Binnenkort, met de eigen woorden van de pagina ernaast: er is nog niets om te verbinden. Zodra het er is, geeft u hiermee een bestand door en vraagt u uw kantoor het in de gaten te houden.
• Google Drive verbindt, waar het wordt aangeboden, uw drive en laat u kiezen welke bestanden uw kantoor mag zien. Waar het niet wordt aangeboden, zegt de pagina dat op de regel, in plaats van een fout te geven als u op de knop drukt. Meer informatie naast een regel opent wat die verbinding wel en niet kan — en waar de details nog niet geschreven zijn, zegt de pagina ook dat, in plaats van iets te verzinnen.

Een map kiezen deelt de bestanden erin zoals ze vandaag zijn. Voegt u nieuwe toe, gebruik dan Controleren op nieuwe bestanden zodat uw kantoor ze ziet. Dat is geen beperking die iemand voor u heeft verzwegen; het staat naast de keuzeknop.

Is een bestand gedeeld, dan kan de regel ervan Gebruiken als prijslijst tonen. Markeert u één bestand zo, dan weet uw kantoor op welk document het moet vertrouwen voor prijzen als het een offerte schrijft — de moeite waard om te doen zodra u het bestand hebt gedeeld.

Als u de verbinding verbreekt, wordt uw selectie van gekozen bestanden gewist. Uw eigen bestanden worden nooit aangeraakt.

Wat er gebeurt met wat u deelt

Het wordt gelezen, vastgelegd in het eigen verslag van uw kantoor, en gebruikt als uw kantoor u antwoordt of iets voor u schrijft. U kunt dat verslag zelf lezen op de pagina Kennis, onder Wat uw CEO weet.

Het blijft binnen uw kantoor. Het wordt niet gedeeld met andere bedrijven, en een bestand met uw kantoor delen is niet hetzelfde als het publiceren — welk materiaal de bezoekers van uw website mogen zien, wordt apart gekozen, pagina voor pagina, en die lijst keurt u zelf goed.

Staat er iets verkeerd in het verslag? Vertel het uw CEO in het gesprek. Zo verbetert u het, en dat is bewust dezelfde manier die u bij een collega zou gebruiken.