Compartir su material

Una oficina que nunca ha visto su lista de precios escribirá un presupuesto a ciegas. Una oficina que tiene su catálogo escribe uno correcto. La media hora que dedica a entregar material marca la diferencia entre las dos, y es la media hora más valiosa de toda esta guía.

Qué merece la pena compartir

Más o menos en orden de lo que cambia:

1. Su lista de precios. Nada más hace que los presupuestos pasen de creíbles a correctos.
2. Su catálogo o su lista de servicios — lo que vende, con sus propias palabras, con las diferencias que a usted le importan.
3. Sus condiciones — plazos de entrega, condiciones de pago, garantía, cualquier cosa que un cliente pregunte antes de comprar.
4. Cualquier cosa que se encuentre escribiendo dos veces. Si se lo ha explicado una vez a su oficina en una conversación, ya está anotado. Si se lo explica a sus clientes cada semana, su sitio es este, como archivo.

No necesita preparar nada. Envíe lo que tenga, tal como lo tenga.

La forma que funciona hoy: enviarlo en la conversación

Adjunte el archivo a su conversación con su CEO y diga qué es. Esa frase importa más que el nombre del archivo: «esta es nuestra lista de precios; la segunda columna es el precio para profesionales» le enseña a su oficina algo que una hoja de cálculo por sí sola no le enseña.

Desde la página Conocimiento puede ir directamente con Adjuntar archivos en el chat. Todo lo que envíe aparece en esa página, en Ingesta, con su estado: En cola, En curso, Incorporado, Fallido o Parcialmente ingerido.

Parcialmente ingerido merece una explicación. Significa que el archivo llegó pero no se pudo leer entero; suele tratarse de un escaneo o de un documento con muchas imágenes. La página le indica entonces cómo seguir: pegar el texto en la conversación o enviar una copia del documento en formato de texto. Su oficina no finge en silencio que ha leído algo que no pudo leer.

Conectar un sitio donde ya están sus archivos

La página de conectores tiene un bloque Fuentes de conocimiento por encima de los departamentos. Pertenece a toda su oficina, no a un departamento concreto, y es para cuando sus archivos ya están en algún sitio y prefiere no enviarlos uno a uno.

Lo que ofrece depende de lo que esté activado para su oficina:

• Subir un archivo que deba vigilar aparece hoy como Próximamente, con las propias palabras de la página al lado: todavía no hay nada que conectar. Cuando llegue, será la forma de entregar un archivo y pedir a su oficina que lo siga vigilando.
• Google Drive, donde se ofrece, conecta su unidad y le deja elegir qué archivos puede ver su oficina. Donde no se ofrece, la página lo dice en la fila en lugar de fallar al pulsar el botón. Más información, junto a una fila, abre lo que esa conexión puede y no puede hacer; y donde el detalle todavía no se ha escrito, también lo dice, en lugar de inventárselo.

Elegir una carpeta comparte los archivos que contiene tal como están hoy. Cuando añada otros nuevos, use Buscar archivos nuevos para que su oficina los vea. No es una limitación que alguien le haya ocultado: está escrita junto al selector.

Cuando un archivo está compartido, su fila puede mostrar Usar como lista de precios. Marcar así un archivo le dice a su oficina en qué documento confiar para los precios cuando escribe un presupuesto; merece la pena hacerlo en cuanto lo haya compartido.

Al desconectar se borra su selección de archivos elegidos. Sus propios archivos nunca se tocan.

Qué pasa con lo que comparte

Se lee, se escribe en el registro propio de su oficina y se usa cuando su oficina le responde o escribe algo por usted. Usted mismo puede leer ese registro en la página Conocimiento, en Lo que sabe su CEO.

Se queda dentro de su oficina. No se comparte con otros negocios, y compartir un archivo con su oficina no es lo mismo que publicarlo: el material que pueden ver los visitantes de su sitio web se elige aparte, página por página, y usted mismo aprueba esa lista.

Si algo del registro está mal, dígaselo a su CEO en la conversación. Ese es el procedimiento de corrección, y es a propósito el mismo que usaría con un compañero.