Partager vos documents

Un bureau qui n’a jamais vu votre liste de prix rédigera un devis à l’aveugle. Un bureau qui a votre catalogue en écrit un qui est juste. La demi-heure que vous passez à transmettre vos documents fait toute la différence, et c’est la demi-heure la plus utile de tout ce guide.

Ce qui vaut la peine d’être partagé

À peu près dans l’ordre de ce que cela change :

1. Votre liste de prix. Rien d’autre ne fait passer les devis de plausibles à justes.
2. Votre catalogue ou votre liste de services — ce que vous vendez, avec vos propres mots, et les distinctions qui comptent pour vous.
3. Vos conditions — délais de livraison, conditions de paiement, garantie, tout ce qu’un client demande avant d’acheter.
4. Tout ce que vous vous surprenez à taper deux fois. Si vous l’avez expliqué une fois à votre bureau en conversation, c’est noté. Si vous l’expliquez à vos clients chaque semaine, sa place est ici, sous forme de fichier.

Vous n’avez rien à préparer. Envoyez ce que vous avez, sous la forme où vous l’avez.

La méthode qui fonctionne aujourd’hui : l’envoyer dans la conversation

Joignez le fichier à votre conversation avec votre CEO et dites ce que c’est. Cette phrase compte plus que le nom du fichier : « voici notre liste de prix, la deuxième colonne est le prix pour les professionnels » apprend à votre bureau quelque chose qu’un tableur seul ne dit pas.

Depuis la page Connaissances, vous pouvez y aller directement avec Joindre des fichiers dans le chat. Tout ce que vous envoyez apparaît sur cette page sous Import, avec son état : En file (l’écran affiche « En file d’attente »), En cours, Importé, Échoué ou Partiellement ingéré.

Partiellement ingéré mérite un mot. Cela veut dire que le fichier est arrivé mais n’a pas pu être entièrement lu — en général un document scanné ou chargé d’images. La page vous indique alors la marche à suivre : coller le texte dans la conversation, ou envoyer une copie texte du document. Votre bureau ne fait pas discrètement comme s’il avait lu quelque chose qu’il n’a pas pu lire.

Connecter un endroit où vos fichiers se trouvent déjà

La page Connecteurs a un bloc Sources de connaissances au-dessus des départements. Il appartient à tout votre bureau plutôt qu’à un département, et il sert quand vos fichiers sont déjà rangés quelque part et que vous préférez ne pas les envoyer un par un.

Ce qu’il propose dépend de ce qui est activé pour votre bureau :

• Téléverser un fichier à surveiller affiche Bientôt disponible aujourd’hui, avec les mots de la page à côté : il n’y a encore rien à connecter. Quand cette option arrivera, c’est ainsi que vous transmettrez un fichier en demandant à votre bureau de continuer à le surveiller.
• Google Drive, là où il est proposé, connecte votre Drive et vous permet de choisir quels fichiers votre bureau peut voir. Là où il n’est pas proposé, la page le dit sur sa ligne au lieu d’échouer quand vous appuyez sur le bouton. En savoir plus, à côté d’une ligne, explique ce que cette connexion peut faire et ne peut pas faire — et là où le détail n’a pas encore été écrit, elle le dit aussi au lieu de l’inventer.

Choisir un dossier partage les fichiers qu’il contient tels qu’ils sont aujourd’hui. Quand vous en ajoutez de nouveaux, utilisez Vérifier les nouveaux fichiers pour que votre bureau les voie. Ce n’est pas une limite qu’on vous aurait cachée : c’est écrit à côté du sélecteur.

Une fois un fichier partagé, sa ligne peut proposer Utiliser comme liste de prix. Marquer ainsi un fichier dit à votre bureau à quel document se fier pour les prix quand il rédige un devis ; faites-le dès que vous l’avez partagé.

La déconnexion efface votre sélection de fichiers. Vos propres fichiers ne sont jamais touchés.

Ce que devient ce que vous partagez

C’est lu, écrit dans le registre propre à votre bureau, et utilisé quand votre bureau vous répond ou écrit quelque chose pour vous. Vous pouvez lire ce registre vous-même sur la page Connaissances, sous Ce que votre CEO sait.

Cela reste à l’intérieur de votre bureau. Ce n’est pas partagé avec d’autres entreprises, et partager un fichier avec votre bureau n’est pas la même chose que le publier : ce que les visiteurs de votre site web peuvent voir est choisi séparément, page par page, et c’est vous qui approuvez cette liste.

Si quelque chose est faux dans le registre, dites-le à votre CEO en conversation. C’est la procédure de correction, et c’est volontairement la même que celle que vous utiliseriez avec un collègue.