Partilhar o seu material

Um escritório que nunca viu a sua lista de preços vai escrever um orçamento a adivinhar. Um escritório que tem o seu catálogo escreve um orçamento certo. A meia hora que passa a entregar material é a diferença entre os dois, e é a meia hora que mais vale em todo este guia.

O que vale a pena partilhar

Mais ou menos por ordem do que muda:

1. A sua lista de preços. Nada mais faz os orçamentos passarem de plausíveis a corretos.
2. O seu catálogo ou a sua lista de serviços — o que vende, pelas suas próprias palavras, com as diferenças que importam para si.
3. As suas condições — prazos de entrega, condições de pagamento, garantia, tudo o que um cliente pergunta antes de comprar.
4. Tudo o que dá por si a escrever duas vezes. Se já o explicou uma vez ao seu escritório numa conversa, está registado. Se o explica aos clientes todas as semanas, o lugar dele é aqui, como ficheiro.

Não precisa de preparar nada disto. Envie o que tem, no formato em que o tem.

A forma que funciona hoje: enviar na conversa

Anexe o ficheiro à sua conversa com o seu CEO e diga o que é. Essa frase importa mais do que o nome do ficheiro — “esta é a nossa lista de preços, a segunda coluna é o preço para revendedores” ensina ao seu escritório algo que uma folha de cálculo sozinha não ensina.

Na página Conhecimento, pode ir diretamente para lá com Anexar ficheiros no chat. Tudo o que enviar aparece nessa página em Ingestão, com o seu estado: Em fila, Em curso, Ingerido, Falhou ou Parcialmente importado.

Parcialmente importado merece uma explicação. Significa que o ficheiro chegou, mas não pôde ser lido por completo — normalmente uma digitalização ou um documento com muitas imagens. A página diz-lhe então como resolver: colar o texto na conversa, ou enviar uma cópia do documento em formato de texto. O seu escritório não finge, em silêncio, que leu algo que não conseguiu ler.

Ligar um sítio onde os seus ficheiros já estão

A página Conectores tem um bloco Fontes de conhecimento acima dos departamentos. Pertence a todo o seu escritório e não a um departamento em particular, e serve para quando os seus ficheiros já estão guardados noutro sítio e prefere não os enviar um a um.

O que oferece depende do que está ativo para o seu escritório:

• Carregar um ficheiro para vigiar aparece hoje como Brevemente, com as palavras da própria página ao lado: ainda não há nada para ligar. Quando chegar, será assim que entrega um ficheiro e pede ao seu escritório que continue a vigiá-lo.
• Google Drive, onde é oferecido, liga a sua drive e permite-lhe escolher que ficheiros o seu escritório pode ver. Onde não é oferecido, a página di-lo na própria linha, em vez de falhar quando carrega no botão. Saiba mais, ao lado de uma linha, abre o que essa ligação pode e não pode fazer — e, onde o pormenor ainda não foi escrito, também o diz, em vez de o inventar.

Escolher uma pasta partilha os ficheiros que ela contém tal como estão hoje. Quando adicionar ficheiros novos, use Verificar novos ficheiros para que o seu escritório os veja. Isto não é uma limitação escondida; está escrito ao lado do seletor.

Depois de um ficheiro ser partilhado, a linha dele pode mostrar Usar como lista de preços. Marcar um ficheiro assim diz ao seu escritório em que documento deve confiar para os preços quando escreve um orçamento — vale a pena fazê-lo logo que o partilha.

Desligar apaga a sua seleção de ficheiros escolhidos. Os seus próprios ficheiros nunca são alterados.

O que acontece ao que partilha

É lido, escrito no registo próprio do seu escritório e usado quando o seu escritório lhe responde ou escreve algo para si. Pode ler esse registo na página Conhecimento, em O que o seu CEO sabe.

Fica dentro do seu escritório. Não é partilhado com outros negócios, e partilhar um ficheiro com o seu escritório não é o mesmo que publicá-lo — o material que os visitantes do seu site podem ver é escolhido à parte, página a página, e é a si que cabe aprovar essa lista.

Se alguma coisa no registo estiver errada, diga-o ao seu CEO na conversa. Esse é o procedimento de correção, e é de propósito o mesmo que usaria com um colega.